De tu vínculo con un contador podría depender la estabilidad financiera de tu negocio. Toma nota de estos tips.
La relación entre un empresario y su contador es como la de un doctor y su paciente. Al final, en los dos casos una persona necesita acudir con un profesional para tratar problemas y, sobre todo, prevenir.
Pero la realidad es que muchas veces los empresarios, sobre todo los que empiezan, tienden a descuidar el manejo y el control de sus ingresos y gastos. Lo peor: terminan por descuidar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Por lo general, las Pymes dan prioridad a contratar a un vendedor que a un contador.
Ya no puedes darte el lujo, si es que lo hacías, de llevar tú solo las finanzas de tu negocio. Si ya tomaste la decisión de contratar a un contador, seguramente tienes algunas preguntas, como: ¿de qué manera me aseguro de que responderá a mis necesidades?, ¿qué servicios y documentos tiene que darme? y ¿cuál será mi responsabilidad final?
Aquí te presentamos una guía de seis puntos sobre cómo manejar la relación con un contador, de acuerdo con consejos de Eduardo Maubert, director del despacho Maubert Roura y Asociados, y de Álvaro Cordón, titular de Álvaro Cordón y Asociados.
1. Contrata a un profesional independiente con experiencia
Existen ciertos requisitos claros que tu candidato debe reunir para garantizar sus servicios:
-Además de ser un contador titulado, necesita tener certificaciones de los colegios de profesionales (como el Colegio de Contadores Públicos de México y la Asociación Mexicana de Contadores Públicos). Eso permite comprobar que está actualizado, algo fundamental por los continuos cambios fiscales que se dan.
-Entre las mejores fuentes para su contratación está el famoso “boca en boca”, es decir, la recomendación de una persona en la que tú confíes.
-Pídele datos que revelen su expertise en la materia, como cifras de crecimiento de tu mercado, qué figura fiscal es la que más te conviene según tu actividad, etc. También puedes preguntarle si hace auditorías.
-La mejor referencia de un contador es su trabajo. Pídele que te proporcione el teléfono de algunos clientes y contáctalos para pedir sus comentarios.
-Es vital que su currículum confirme que tiene experiencia con clientes independientes, y no sólo en grandes compañías. También es recomendable que domine otras áreas profesionales, como la legal, porque podrías necesitarlo en algún momento (imagina si tienes un problema con un trabajador o un socio que quiere salirse de la empresa).
2. Sella la relación con un contrato
Una vez elegido el profesional, es preciso firmar un contrato de prestación de servicios. Lo que te deben ofrecer, como mínimo, es llevar el registro contable de tu empresa y el cálculo de tus obligaciones fiscales. Eso incluye actualizarte en las modificaciones en materia de impuestos y apoyarte en caso de llegar algún requerimiento por parte de Hacienda.
En opinión de Eduardo Maubert, recibir otros apoyos depende, en cierta medida, de los honorarios. “Si el cliente quiere pagar una cantidad mínima y entregar sólo sus comprobantes, entonces la dinámica se limita a ello, aunque un contador puede ayudarlo en otros aspectos, como desarrollar estrategias de crecimiento, llevar la nómina, calcular los pagos de servicio del IMSS, etc.” Cuales serán las tareas en las que se te apoyará debe quedar claro en el contrato, al igual que los compromisos y las obligaciones de ambas partes.
3. Acostumbra guardar comprobantes
De la información financiera que arroje tu negocio se realizará el pago de los impuestos. Por eso es fundamental que tengas un control sobre ésta.
Los documentos básicos a entregar a tu contador son facturas, recibos y todo comprobante de ingresos y egresos, en orden y por mes.
Como cliente necesitas recibir un listado o registro financiero del estado de la empresa (ingresos y egresos del negocio) más un registro de los pagos fiscales que realizó el contador y sus respectivos comprobantes (certificados por la autoridad correspondiente). Entre los impuestos que deberás pagar, según tu actividad, figuran:
-Impuesto Sobre la Renta (ISR): contribución a realizar por la percepción de ingresos como persona física y moral, de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Se paga una vez al mes y para calcularlo se tiene que sumar toda la facturación que el cliente haya expedido.
-Impuesto al Valor Agregado (IVA): es un impuesto indirecto que se aplica sobre los bienes y servicios producidos o comercializados por la empresa. También se paga una vez al mes y se calcula con base en una relación de todo lo que se cobró.
-Impuesto Empresarial de Tasa Única (IETU): es un impuesto que se aplica sobre personas físicas y morales, y que también grava las utilidades. Si tu ISR es superior al IETU, sólo te harás acreedor al primero.
4. Lleva una periodicidad. Como empresario debes exigir esos papeles cada mes, no cada vez que te acuerdes.
Esos documentos son el comprobante de que cumpliste con las obligaciones fiscales, y hay que recordar que en caso de cualquier problema la Secretaría de Hacienda y Crédito Público busca y penaliza al empresario, no al contador. Por ello, el emprendedor debe entender que aunque delegue la contabilidad del negocio en un profesional, es él quien controla que todos los papeles y pagos estén en regla.
5. Cuida tu dinero. Muchos clientes le dicen al contador: “paga tú mis impuestos, te doy acceso a mi cuenta de cheques y realiza el trámite”. Sin embargo, a decir de Álvaro Cordón, una regla que debes acatar es “no delegar el pago de impuestos a nadie”.
“Los números de la empresa son responsabilidad absoluta del emprendedor, quien requiere estar al pendiente. Si el contador hizo mal sus cálculos es negligencia y se pueden tomar medidas al respecto, pero de entrada quien debe estar al tanto es el empresario. Por eso se dice que la relación entre ambos es conjunta, mas no solidaria”, agregó el especialista.
Además, por ningún motivo un cheque puede estar al portador; debe incluir nombre de la institución para evitar una posible desviación de recursos.
6. Infórmate
Existen algunos rubros que puedes deducir para el pago de los impuestos, como la compra de bienes que guarden relación con tu actividad empresarial (para este tema puedes consultar la página del SAT, www.sat.gob.mx). En términos de facturas (justificante fiscal de la entrega de un producto o servicio) y de gastos, es básico consultar a tu contador sobre cualquier duda, así él llevará una relación financiera de tu empresa más precisa.
Por ejemplo: “Un acto normal en una empresa es tirar su basura, y quien la recolecta cobrará cierta iguala cada mes. Ese es un gasto necesario para la organización, y aunque sea una nota en teoría ‘insignificante’ hay que proporcionarla al contador”, aconseja. “Él con su criterio puede decidir después si se utiliza o no ese comprobante para deducir.”
AGENDA
Estas son algunas fechas que no pueden pasar desapercibidas en tu calendario contable. Toma nota.
17 de cada mes. Pago para los impuestos federales, por ejemplo ISR, IETU, IVA, sobre nóminas y cuotas obrero-patronales.
31 de marzo. Fecha límite para la declaración anual de las personas morales.
30 de abril. Fecha límite para la declaración anual de las personas físicas.
15 de febrero. Declaraciones informativas sobre la actividad que tuvo el empresario.
Mayo y junio. Pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) para personas morales y físicas.